Office 365 war die ursprüngliche Bezeichnung für Microsofts cloudbasierte Office-Suite, die Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Exchange Online enthielt. Im Jahr 2020 wurde Office 365 in Microsoft 365 umbenannt, um den erweiterten Funktionsumfang besser zu verdeutlichen.
Microsoft 365 bietet neben den klassischen Office-Apps zusätzliche Sicherheits-, Automatisierungs- und Kollaborationsfunktionen, darunter:
Microsoft Teams für Videokonferenzen & Teamkommunikation
Defender for Office 365 für erweiterten Schutz gegen Cyberangriffe
Power Automate für Workflow-Automatisierung
Geräteverwaltung mit Microsoft Intune für IT-Sicherheit & Compliance
Während Office 365 sich primär auf Office-Anwendungen konzentrierte, ist Microsoft 365 eine umfassendere Lösung für moderne Unternehmens-IT, die Produktivität, Sicherheit und IT-Verwaltung kombiniert.
Ja, Microsoft 365 kann DSGVO-konform genutzt werden, allerdings hängt die tatsächliche Einhaltung der Datenschutzbestimmungen von den richtigen Einstellungen und Unternehmensrichtlinien ab.
Microsoft selbst bietet umfassende Datenschutz- und Compliance-Funktionen, die Unternehmen unterstützen, ihre Daten sicher zu verwalten. Dazu gehören:
Speicherung von Daten in europäischen Rechenzentren – Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Daten nicht auf US-Servern gespeichert werden.
E-Mail-Sicherheitsrichtlinien (DKIM, DMARC, SPF) – Schutz vor Phishing und Manipulation durch gefälschte Absenderadressen.
Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und Zero-Trust-Security-Modelle – Zusätzlicher Schutz vor unbefugtem Zugriff auf Unternehmensdaten.
Microsoft Purview Compliance Manager – Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch automatische Richtlinienüberprüfung und Audit-Protokolle.
Wichtig: Unternehmen sind selbst dafür verantwortlich, die DSGVO-konformen Einstellungen in Microsoft 365 zu aktivieren und Datenschutzrichtlinien korrekt umzusetzen.
Nicht zwingend! Microsoft 365 kann sowohl online als auch offline genutzt werden. Viele Anwendungen wie Word, Excel oder PowerPoint funktionieren auch ohne Internetverbindung, solange die Desktop-Versionen installiert sind.
Einige Funktionen erfordern jedoch eine aktive Internetverbindung:
E-Mails abrufen und versenden in Outlook – Ohne Internet können zwar E-Mails vorbereitet, aber nicht versendet oder empfangen werden.
Echtzeit-Zusammenarbeit in Teams & SharePoint – Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten erfordert eine Online-Synchronisation.
Synchronisation von OneDrive und SharePoint-Dateien – Ohne Internetzugang sind nur lokal gespeicherte Dateien verfügbar, Änderungen werden später automatisch synchronisiert.
Das bedeutet: Microsoft 365 kann auch offline genutzt werden, aber für die vollständige Funktionalität sollte eine regelmäßige Verbindung zum Internet bestehen.
Microsoft 365 ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen eine ideale Lösung, da es keine hohen Anfangsinvestitionen erfordert und eine flexible Skalierbarkeit ermöglicht.
Keine eigene IT-Infrastruktur notwendig – Microsoft übernimmt Hosting, Wartung und Sicherheitsupdates.
Flexible Lizenzmodelle – Unternehmen zahlen nur für die Funktionen, die sie wirklich benötigen, und können Lizenzen jederzeit anpassen.
Erhöhte Datensicherheit und Compliance – Auch KMU profitieren von den gleichen hohen Sicherheitsstandards wie Großunternehmen.
Effiziente Zusammenarbeit im Team – Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive erleichtern die Zusammenarbeit, selbst wenn Teams an unterschiedlichen Standorten arbeiten.
Homeoffice & mobiles Arbeiten leicht umsetzbar – Mitarbeitende haben von überall Zugriff auf ihre Dokumente, E-Mails und Meetings.
Für kleine Unternehmen, die eine zuverlässige, sichere und flexible IT-Lösung suchen, ist Microsoft 365 eine kosteneffiziente Möglichkeit, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und produktiver zu arbeiten.
Die Implementierungsdauer hängt stark von der Unternehmensgröße, der bestehenden IT-Infrastruktur und der Anzahl der Nutzer ab. In den meisten Fällen kann Microsoft 365 innerhalb weniger Tage oder Wochen vollständig eingerichtet und genutzt werden.
Einzelunternehmen & kleine Teams:
Einrichtung oft innerhalb weniger Stunden möglich, da meist nur E-Mail-Konten, Office-Apps und OneDrive genutzt werden müssen.
Migration bestehender E-Mails und Dokumente dauert je nach Umfang ein paar Stunden bis wenige Tage.
Mittelständische Unternehmen:
1–2 Wochen für die Implementierung, insbesondere wenn SharePoint, Microsoft Teams und Sicherheitskonzepte integriert werden.
Schulung der Mitarbeitenden für neue Arbeitsweisen kann ebenfalls eingeplant werden.
Große Unternehmen mit umfangreicher IT-Infrastruktur:
Mehrere Wochen bis Monate, da Datenmigration, IT-Integration und Compliance-Anpassungen notwendig sind.
Rollout erfolgt oft in mehreren Phasen, um Betriebsunterbrechungen zu vermeiden.
Je nach Anforderungen kann die Umstellung auf Microsoft 365 schnell oder schrittweise erfolgen. Wichtig ist, dass alle Mitarbeitenden entsprechend geschult werden, um die neuen Tools optimal zu nutzen.
