E-Mail-Archiv & Aufbewahrung nach GoBD

Unternehmen in Deutschland unterliegen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Diese verlangt, dass geschäftliche E-Mails mit steuerlichem oder buchhalterischem Bezug für mindestens sechs bis zehn Jahre unveränderbar gespeichert werden. Besonders für Rechnungen, Angebote oder Verträge ist dies wichtig. Ohne revisionssichere Archivierung drohen bei Betriebsprüfungen oder Steuerkontrollen Bußgelder oder rechtliche Konsequenzen. Securepoint UMA stellt sicher, dass Unternehmen diese Anforderungen automatisch und ohne zusätzlichen Aufwand erfüllen.

Ja! Da Securepoint UMA alle E-Mails automatisch archiviert, bleiben sie auch dann gespeichert, wenn sie versehentlich aus dem Postfach gelöscht wurden. Unternehmen können über eine intelligente Suchfunktion frühere E-Mails innerhalb von Sekunden finden und wiederherstellen. Das ist besonders wertvoll, wenn wichtige Vertragsunterlagen oder steuerrelevante Informationen aus Versehen verloren gehen. Die Wiederherstellung funktioniert schnell und ohne komplizierte Prozesse, sodass Mitarbeitende jederzeit auf benötigte Nachrichten zugreifen können.

Eine revisionssichere Archivierung bedeutet, dass archivierte E-Mails nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden dürfen. Securepoint UMA erfüllt diese Anforderung, indem es alle Nachrichten unveränderbar speichert und gegen Manipulation absichert. Dazu gehören:

• Digitale Signaturen, die nachweisen, dass eine E-Mail nicht nachträglich verändert wurde.

• Verschlüsselte Speicherung, die den Zugriff auf archivierte E-Mails absichert.

• Rechtemanagement, das genau regelt, wer auf welche E-Mails zugreifen kann.

Dadurch sind archivierte E-Mails jederzeit rechtssicher und gegen unbefugten Zugriff geschützt.

Die Aufbewahrungsfrist kann individuell eingestellt werden, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Für steuerlich relevante E-Mails gilt eine Archivierungspflicht von mindestens sechs Jahren, während für andere geschäftliche E-Mails eine zehnjährige Aufbewahrung empfohlen wird. Securepoint UMA sorgt dafür, dass E-Mails nach Ablauf dieser Fristen automatisch gelöscht werden, wenn sie nicht mehr aufbewahrt werden müssen.

Ja, die Lösung ist kompatibel mit Microsoft 365, Exchange, IMAP-Servern und vielen anderen E-Mail-Diensten. Die Implementierung erfolgt nahtlos, ohne dass bestehende Arbeitsprozesse verändert werden müssen. Unternehmen können die Archivierung einfach aktivieren und profitieren sofort von einer rechtssicheren und zuverlässigen E-Mail-Aufbewahrung.